First step to be a good interviewer (Meilinda Taslim)

     Apa yang mau saya sampaikan di posting kali ini berkaitan erat dengan dua posting sebelumnya, yaitu kemampuan wawancara yang baik. Saya akan membahas dua hal yang sangat penting dan dapat dikatakan landasan dasar yang diperlukan bagi interviewer agar proses wawancara dapat berjalan dengan lancar.

     Pertama, membina rapport. Membina rapport sederhananya diartikan sebagai membina keakraban. Hal ini dilakukan guna membuat klien merasa nyaman berbicara dengan kita sehingga Ia dapat jujur serta terbuka dalam menyampaikan informasi. Kedua, berempati. Hal ini memang tidak mudah karena melibatkan perasaan kita. Empati jauh lebih dalam daripada simpati. Kedua hal ini wajib dimiliki interviewer, khususnya psikolog atau konselor. Berikut ini beberapa tips yang dapat digunakan untuk membina rapport dan berempati.

Menepati janji yang telah dibuat bersama klien.

Buatlah janji bertemu dengan klien dan tepatilah janji Anda. Datanglah tepat waktu dan jangan biarkan klien menunggu Anda. Jika Anda melakukan hal ini berarti Anda menghargai klien dengan waktu yang telah diluangkannya untuk Anda. Hal ini sederhana, namun terlalu sering terlupakan. Terlambat bahkan telah dicap sebagai budaya, masyarakat telah mentoleransi hal ini. Sungguh mengecewakan. Sebagai seorang yang ingin dikatakan profesional, seharusnya kita dapat memperhatikan hal ini dengan saksama.

Bicarakan hal-hal yang diminati klien.

Sebagai permulaan, anda sebaiknya menanyakan hal-hal umum terlebih dahulu. Anda dapat menanyakan kabar, pekerjaan, ataupun hobi mereka. Setelah itu, Anda juga dapat membicarakan topik ringan dan yang disukai klien sebelum Anda benar-benar masuk ke dalam wawancara. Jika Anda mengetahui klien berasal dari daerah tertentu, Anda juga dapat menyinggung hal yang berkaitan dengan daerah asalnya; bahkan jika Anda dapat berbicara bahasa daerah asalnya, lakukanlah karena hal itu akan membuat klien senang. Ini adalah salah satu trik yang dapat membuat klien merasa cocok dan nyaman dengan Anda. Persamaan membuat klien merasa dekat, apalagi berkaitan dengan budaya. Anda juga dapat mengobrol mengenai hobi klien, apabila Anda memiliki pengetahuan yang cukup mengenai hobi tersebut, klien pun akan merasa cocok dengan Anda.

Jelaskan tujuan wawancara.

Hal ini sangat penting. Anda harus jelaskan maksud kedatangan Anda, tujuan wawancara, dan ingin digunakan untuk apa, di mana, serta oleh siapa. Beritahukan klien bahwa data yang didapat dijaga kerahasiaannya. Anda harus menjaga baik-baik privasi klien. Anda harus menaati kode etik dengan benar.

Fokus pada apa yang disampaikan oleh klien.

Siapkan diri Anda baik-baik. Ponsel dapat dimatikan agar tidak mengganggu proses wawancara. Jangan biarkan diri Anda memikirkan hal lain selain yang berkaitan dengan wawancara. Hormati orang yang berada di depan anda, pusatkan perhatian anda padanya.

Menjadi pendengar yang baik.

Sebagai pewawancara, tentunya Anda harus lebih banyak mendengarkan daripada berbicara, sebab informasi atau data yang diperlukan berasal dari klien atau lawan bicara Anda. Tuhan memberikan dua telinga dan satu mulut tentu ada tujuannya, yaitu lebih banyak mendengarkan. Berikan kesempatan bagi klien untuk menyampaikan informasi yang Anda butuhkan. Anda boleh saja berkomentar, namun seperlunya saja.

Body language dibutuhkan.

Yang mau saya tekankan di sini adalah eye contact. Menurut saya pribadi, kontak mata memberikan energi tersendiri dan dengan adanya kontak mata inilah lawan bicara atau klien Anda dapat merasa bahwa Anda benar-benar memperhatikan apa yang mereka katakan. Gerakan tubuh lainnya juga diperlukan ketika mendengarkan klien. Gerakan mengangguk ketika setuju, misalnya. Posisi tubuh juga perlu diperhatikan. Jaga posisi tetap santai dan mengarah kepada klien. Menopang dagu atau posisi tubuh terlalu menyender dengan kursi kurang dianjurkan.

Pandai menempatkan diri.

Hal ini berkaitan erat dengan empati. Saat mendengarkan kisah klien, posisikan diri anda seolah-olah anda juga mengalami hal tersebut. Jika Anda melainkan hal ini, Anda Akan mengerti mengapa klien bertingkah laku demikian sehingga Anda tidak menilai klien buruk dan mengadilinya. Dengarkan klien tanpa judgement. Ketika klien memiliki nilai yang berbeda dengan Anda, posisikan diri Anda sebagai pendengar. Hargai apa yang dianutnya tanpa berusaha untuk mengadilinya. Anda tidak perlu menyetujui pernyataan klien, namun Anda wajib menghargainya.

     Demikian sedikit tips dari saya mengenai membina rapport dan empati. Semoga bermanfaat bagi pembaca semua. Selamat mencoba dan good luck for us!

16 September 2012